在香港成立公司的程序非常簡便——快捷、費用低廉，是全球最有利商業發展的地區之一。但真正讓許多新業主措手不及的，往往是公司成立之後需要處理的事宜。您的會計責任從公司成立的那一刻起便已開始，從第一天起正確設置各項安排，將為您省下大量時間、金錢和壓力。
本指南帶您了解在會計方面需要落實的所有事項——從最初的決策，到公司成立後首九十天的行動清單。
第一天起便已開始的會計責任
許多新公司董事得知這一點時往往感到驚訝：會計責任從公司成立後即時生效——不是在首筆銷售完成時，不是在聘用第一位員工時，而是從公司在法律上存在的那一刻起。
從第一天起，您的公司須履行以下責任：
- 妥善保存會計帳簿 ——《公司條例》要求每間香港公司維持會計記錄，正確反映其交易、財務狀況，並能據此編製財務報表
- 保存財務記錄至少七年 ——這是稅務局的要求，從公司的第一筆交易起適用
- 每年編製財務報表 ——須由執業會計師審計後，連同利得稅報稅表一同提交
- 每年提交利得稅報稅表 ——稅務局通常於公司成立約十八個月後發出首份報稅表，但您的帳目須從一開始便保持整齊
- 向公司註冊處提交週年申報表 ——與報稅表分開的要求，用以確認公司的登記資料
以上責任不會等您的業務「準備好」才開始。從第一天便建立會計基礎架構，意味著您永遠不必臨急重建本應一直保存的記錄。
選擇財政年度結算日
作為新公司董事，您需要作出的第一個決定之一，是選擇財政年度結算日——即您公司每年帳目的截數日期。香港完全允許您自由選擇任何日期，這個決定值得仔細考慮。
常見選擇及其實際影響：
- 12 月 31 日 ——與曆年一致，便於追蹤全年業績。這是全球最常見的選擇。
- 3 月 31 日 ——在香港頗為普遍，與政府財政年度一致，亦配合稅務局每年四月批量發出報稅表的時間表
- 9 月 30 日或 10 月 31 日 ——審計及報告期較為寬鬆，避開十二月及三月大批會計師業務繁忙的時間
選擇時需考慮的因素：
- 您的業務何時最繁忙？財政年度結算日最好不要落在業務旺季的中間。
- 您是否持有關聯公司？將集團內各公司的結算日統一，可大幅簡化綜合報表的編製。
- 您的會計師事務所何時最繁忙？若您與規模較小的事務所合作，選擇較少見的結算日，往往能獲得更多關注和更快的完成時間。
一旦選定，更改財政年度結算日須通知稅務局，且可能涉及稅務影響——因此從一開始便選對很重要。
開立業務銀行帳戶並連接您的帳目系統
獨立的業務銀行帳戶是不可或缺的。將個人與業務財務混用於同一帳戶，會造成會計上的混亂，使稅務狀況複雜化，亦會引起核數師的關注。
在香港開立業務銀行帳戶時：
- 大多數主要銀行——滙豐、恒生、中國銀行、渣打——均為新成立的公司提供商業帳戶。手續通常需時兩至四週，並需提交公司成立證書、商業登記證及董事身份證明文件。
- 部分較新的數字銀行（如 Neat 或 Statrys）為中小企提供更快捷的開戶服務，適合不需要傳統銀行服務的企業。
- 盡早申請開戶——香港的銀行開戶程序有時比預期花費更長時間，而您在收取客戶付款或正式支付供應商款項之前，必須先有銀行帳戶。
銀行帳戶開立後，請將其連接至您的會計系統。優良的會計軟件允許您直接匯入銀行結單（或輕鬆進行對帳），大幅減少數據輸入時間並降低出錯風險。
利得稅登記
新公司無需主動申請利得稅登記——稅務局會在公司成立後自動發出商業登記證，並在約十八個月後發出首份利得稅報稅表。
不過，以下事項值得注意：
- 商業登記證 ——須在業務地點展示，並每年（或選擇三年期的話則每三年）續期。目前費用為每年 2,150 港元。
- 僱主報稅表 ——若您聘用員工，需在每年四月提交僱主報稅表（BIR56A），申報支付予員工的薪酬。聘用首位員工時即須開始。
- 主動申報應課稅責任 ——若您認為公司在收到首份報稅表前已有應評稅利潤，應主動通知稅務局。在有利潤的情況下未能申報，可能導致罰款。
在首筆交易發生前選擇會計軟件
這一點比大多數新業主意識到的更為重要：在首筆交易發生之前選擇會計軟件，而非之後。
原因如下：
- 事後將歷史數據從試算表（或更糟糕的是紙本記錄）遷移至會計系統，費時費力，容易出錯，有時甚至無法完整還原
- 會計科目表——收入和支出類別的結構——從一開始便正確設置，遠比在數百筆交易已按錯誤科目記錄後才重新調整來得容易
- 從第一天起保持一致的數據，意味著您的財務報表從第一天起便具有實際意義——您可以實時了解資金流向
- 您的核數師亦會感謝您——從一開始便以正式軟件維護的帳目，審計所需的時間和費用，遠低於重建的記錄
對大多數香港中小企而言，選擇歸結為雲端訂閱平台或本地安裝的桌面系統。兩者各有其適用場景——我們的桌面版 vs 雲端會計軟件指南對此有詳細分析。對於希望使用從一開始就為香港而建的系統——具備中文支援、香港格式報表及多公司管理功能——凌峰會計的 Giga Accounting 值得深入了解。
首九十天會計準備清單
使用以下清單，確保您的公司在成立後首三個月建立穩固的會計基礎：
第一至二週（成立後即時）：
- ☐ 選擇財政年度結算日
- ☐ 申請開立業務銀行帳戶
- ☐ 選擇並設置會計軟件
- ☐ 按業務結構設定會計科目表
- ☐ 若不自行管理帳目，聘請會計師或簿記員
第三至四週：
- ☐ 銀行帳戶開立——在會計系統中記錄開戶餘額
- ☐ 記錄成立費用（政府費用、法律費用）為支出
- ☐ 在會計系統中設置供應商及客戶資料
- ☐ 建立一致收集收據和發票的流程
第二至三個月：
- ☐ 完成首次銀行對帳
- ☐ 查閱首個月的損益表——支出科目是否分類正確？
- ☐ 若有員工，設置薪酬系統並開始繳交強積金
- ☐ 確認商業登記證已展示，並將續期日期記入日曆
- ☐ 妥善保存所有財務文件——盡可能以電子方式存檔
從第一天開始，一路做好
在報稅季節、審計時間和財務規劃方面最游刃有餘的企業，幾乎無一例外都是從一開始便養成良好會計習慣的公司。維護一套整齊的帳目，遠比重建一套凌亂的帳目輕鬆得多。
如果您正處於在香港成立公司的初期階段，希望從第一天便做好會計工作，我們的團隊樂意為您提供協助。您亦可了解我們的會計及理帳服務，免費試用 Giga Accounting，或查閱價格頁面了解所包含的服務範疇。
