每一間香港有限公司都必須委任公司秘書。這不是選擇，不是「錦上添花」——這是寫在《公司條例》裡的。但大部分新手創辦人只會在第一份周年申報表逾期、罰款通知上門時，才第一次認真思考這件事。
這篇指南說清楚公司秘書在香港法律上要做甚麼、能否自己做、2026 年合理收費是多少、簽約前要看清楚甚麼細節。如果你正在成立公司、已經運作但未有秘書、或正在比較服務商，這篇是你需要的。
公司秘書是否法律上必要？
是。根據《公司條例》（第 622 章）第 474 條，每一間香港私人公司都必須委任公司秘書。規則很明確：
- 秘書必須通常居於香港（如是個人）或有香港註冊辦事處（如是法人）。
- 唯一董事不能同時兼任該公司的唯一秘書。如果你是一人公司，必須找另一個人。
- 秘書資料會出現在成立時的 NNC1、以及之後每次向公司註冊處申報變更時。
未委任秘書或秘書職位空缺超過允許期限，屬持續性罪行。而且會阻礙你辦理其他需要秘書授權的事情——幾乎所有事情都需要。
公司秘書實際做甚麼？
工作有法定核心和實務核心，兩者都重要。
法定職責：
- 周年申報表（NAR1）。每年成立週年日起 42 日內呈交。逾期罰款急升——逾期 3 個月內 HK$870、6 個月內 HK$1,740、超過 HK$3,480。
- 維持法定登記冊。成員登記冊、董事登記冊、秘書登記冊、重要控制人登記冊（SCR）、押記登記冊。供董事、成員及有時供公眾查閱。
- 董事及股東決議。草擬、簽署、呈交、存檔。涵蓋董事委任／辭任、股份配發、股息宣派、銀行決議。
- 向公司註冊處申報變更。NR1（地址變更）、ND2A／ND2B（董事資料）、NAC1（組織章程細則修訂）等。
- 周年大會（AGM）安排。除非組織章程免除 AGM（大部分現代章程已免除），否則每個財政年度一次，適當通知並備會議記錄。
- 維持重要控制人登記冊（SCR）。2018 年起強制要求；必須存放於註冊辦事處或指定地點，供公司註冊處／執法部門查閱。
實務職責（好的秘書還會做的事）：
- 提早提醒你即將到來的限期。
- 當有變動（新董事、新地址、股份轉讓）需要申報時，主動標示並代為呈交。
- 備有董事會文件模板，使決議一致並銀行接受。
- 擔任公司註冊處信件的首要聯絡點。
能否自己做公司秘書？
視情況。公司有兩位或以上董事，其中一位（或任何香港居民個人）可以擔任秘書。如果你的公司只有一位董事——這是創辦人常見情況——你不能兼任自己公司的秘書。
技術上可以自己做的創辦人，大多數仍選擇外判。原因：
- NAR1 限期提早預防便宜，事後補救昂貴。
- 正確草擬決議（尤其開銀行戶口、股份配發、宣派股息）需要特定用詞。
- 銀行和專業顧問期望看到可識別的公司秘書作為通訊對象。
- 用公司秘書的註冊辦事處，可以把你的家居地址擋在公眾紀錄之外。
除非有具體理由自己做，否則建議外判。
2026 年收費範圍
以香港市場來看，以下是一般情況下、有一兩位董事、幾位股東、全年沒有不尋常活動的私人公司的典型收費：
- 基本公司秘書服務：每年 HK$1,500 – HK$3,500。
- 註冊辦事處服務（很多服務商套餐包含）：每年 HK$500 – HK$2,000，有時包含在內。
- 信件轉遞／掃瞄：每年 HK$500 – HK$1,500，有時包含在內。
- 年度套餐（秘書＋註冊辦事處＋信件）：小公司常見 HK$2,500 – HK$5,500 區間。
市面上有 HK$800–HK$1,200「全包」套餐的廣告。要看清楚細則——通常只包含一兩次申報，每多一次就加錢，如果全年有任何變動，加起來不便宜。
另一端，企業秘書精品所和律師行相同合規工作收 HK$6,000–HK$15,000+，但附更多手把手服務、更快交付。
包含甚麼、不包含甚麼
這是服務商差異最大的地方——也是「便宜套餐」最後變貴的原因：
| 基本費用通常包含 | 通常另外收費 |
|---|---|
| NAR1 周年申報表呈交 | 董事委任／辭任申報（ND2A／ND2B） |
| 法定登記冊維護 | 股份轉讓（轉讓書＋董事會決議） |
| 每年一兩份標準決議 | 股份配發、增資 |
| 註冊辦事處地址 | 註冊辦事處變更（NR1） |
| BR 續期與 NAR1 提醒 | 註銷／撤銷 |
| SCR 維護（標準） | 小額度以外的核證副本 |
| 加急申報、即日服務 | |
| 文件加簽／領事認證 |
一間 12 個月內沒董事變動、沒股份轉讓、沒資本變動、沒地址變更的公司——即真正平靜——會貼近廣告費用。任何活躍公司全年通常多付 HK$1,000–HK$4,000 額外費用。
註冊辦事處作為套餐服務
註冊辦事處是公司註冊處紀錄上的官方通訊地址。必須是香港街道地址（郵政信箱不行）。很多創辦人用秘書公司的地址，因為：
- 可把家居地址擋在公眾紀錄之外。
- 公司註冊處、稅務局、積金局的信件有專人處理。
- 變更是一次申報（NR1）——不用每次搬家都要改便宜得多。
如果秘書服務商單獨收費，通常幾百港元。如果你用虛擬辦公室或共享辦公室作為註冊辦事處，要確認該地址有公司註冊處批准作此用途。
比較服務商時的警號
- 「首年免費」。通常第二年收費是市價兩倍。簽約前先問清第二年價錢。
- 沒有書面委聘信。正規服務商會發出書面委聘信，列明服務範圍、費用、額外收費。
- 沒有 HKICPA／HKCGI／TCSP 牌照披露。服務商在反洗黑錢條例下需持有信託或公司服務提供者（TCSP）牌照。
- 回覆緩慢。申報限期沒情面可講。如果一封電郵要等一星期回覆，他們會錯過你的 NAR1。
- 額外收費不透明。要求提供上述額外項目的收費表。不願分享，走為上策。
把整個合規架構做好
公司秘書只是香港合規其中一條腿，另外兩條是簿記和審計。如果你在思考整個合規設定——不只秘書這一環——請看我們的香港公司成立會計清單和香港公司成立步驟完整指南。
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